Enviar facturas por WhatsApp en Ecuador

Sí, puedes mandar la factura por WhatsApp. Lo único que tiene que pasar antes es que el SRI ya la haya autorizado. WhatsApp es por donde le llega al cliente, y la validez la pone la factura electrónica firmada y autorizada.

Esto te importa porque tu cliente ya te compra, te paga y te pide la factura en el mismo chat. Si la venta ocurre en WhatsApp, la factura le tiene que llegar por WhatsApp.

Timbra te deja hacer la factura desde el celular y mandarla por WhatsApp apenas el SRI la autoriza.

Mandar la factura por WhatsApp es una de las diferencias entre el facturador gratis del SRI y una app de pago.

Por qué WhatsApp importa para facturar

Para muchos negocios, WhatsApp es el mostrador, la agenda, la cotización, el cobro y el soporte, todo en el mismo chat. La venta entra, avanza y se cierra ahí.

El cliente te escribe preguntando precio o disponibilidad. Tú confirmas, vendes o entregas. Él te paga por transferencia, efectivo o tarjeta, y enseguida te pide la factura, casi siempre en ese mismo chat. Si la factura se demora, te queda esa tarea colgada para más rato, y son las que se acumulan.

Mandar la factura por WhatsApp le da validez a la venta que ya cerraste por ahí. La autorización del SRI sigue siendo lo que la hace válida, y WhatsApp es solo por donde le llega al cliente que ya está esperándola.

Qué pasa antes de compartirla

Para que el RIDE que mandas valga, la factura ya recorrió cuatro pasos:

• La emitiste. Pusiste el cliente, lo que vendiste, los valores y los impuestos.
• La firmaste. La firma electrónica es lo que le da validez legal al comprobante.
• La enviaste al SRI. Un PDF suelto no llega a ningún lado.
• El SRI la autorizó. Si la rechazó, la corriges y la vuelves a enviar antes de compartirla.

Tu cliente no ve nada de esto. Él recibe su factura válida y legible, y con eso le basta.

Cómo funciona en Timbra

Son cuatro pasos, sin salir del celular:

1. Haces la factura. Eliges el cliente y agregas lo que vendiste.
2. Timbra la manda al SRI. La firma y la autorización corren por debajo.
3. Esperas la confirmación. Si algo no cuadra, te dice qué dato revisar.
4. La compartes por WhatsApp. Tu cliente la recibe en el chat.

Si el cliente también quiere su factura por correo, guardas su correo una vez y queda listo. Pero cuando la venta empezó en WhatsApp, ahí mismo se la entregas y se acabó.

Ejemplo

Tienes una tienda de repuestos. Un cliente te escribe por WhatsApp, confirma una pieza, paga por transferencia y te pide factura.

Con Timbra haces la factura desde el celular, esperas la autorización y se la mandas en el mismo chat. Te ahorras el ir a prender la computadora, descargar el PDF, buscar el archivo y adjuntarlo a mano, que es justo donde la venta se te enfría.

La venta termina donde empezó.

Errores comunes

• Mandar el PDF antes de que el SRI autorice. Una factura vale por la autorización del SRI, así que un PDF sin autorizar te deja la venta sin respaldo.
• Dejar de pedir el correo del cliente. WhatsApp resuelve la entrega del momento, pero a algunos clientes su contadora les pide la factura por correo. Guarda el correo igual.
• Mandar capturas de pantalla. Una captura llega borrosa, pierde datos y le complica la vida a quien la recibe. Manda el RIDE.
• Dejar pasar un rechazo. Si el SRI te rechaza la factura, la corriges y mandas la autorizada. La rechazada no le sirve a nadie.

Si tienes dudas con una factura rechazada, mira qué significa y cómo corregirla.

Cuándo conviene más

Mandar la factura por WhatsApp te sirve sobre todo si:

• Vendes por chat. El cliente ya está ahí esperando que le respondas.
• Atiendes desde el celular. No quieres prender una computadora para cerrar una venta.
• Tienes clientes que vuelven. Guardas sus datos y la próxima factura sale en segundos.
• Tu negocio se mueve fuera de la oficina. Domicilios, talleres, consultorios, ventas por redes o entregas.

Y si facturas un montón de ventas desde el mostrador, te ahorra esas tareas chiquitas que solas no pesan, pero juntas se te comen la tarde.

Tu cliente sale del chat con su factura al día, y tú sigues atendiendo al que viene atrás sin perder el ritmo.